Die Pflichtangaben nach UStG §14
Eine ordnungsgemäße Rechnung in Deutschland muss laut §14 UStG enthalten: vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung oder Lieferung, Liefer- oder Leistungsdatum, Nettobetrag, angewandter Steuersatz und Steuerbetrag, sowie der Bruttobetrag.
Das Leistungsdatum ist besonders wichtig: Es ist der Zeitpunkt, an dem die Leistung erbracht wurde -- nicht das Ausstellungsdatum der Rechnung. Diese Angabe fehlt auf vielen Rechnungen von Freiberuflern, was im Falle einer Betriebsprüfung Probleme verursachen kann.
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E-Rechnung ab 2025: die neue Pflicht für B2B-Transaktionen
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Rechnungen in Deutschland empfangsbereit für elektronische Rechnungen im strukturierten Format sein. Ab 2027 ist auch die Ausstellung von E-Rechnungen für alle Unternehmen mit Jahresumsatz über 800.000 Euro Pflicht, ab 2028 für alle anderen.
Zugelassene Formate sind XRechnung (bevorzugt von Behörden) und ZUGFeRD (hybrid PDF mit eingebettetem XML). Klassische PDF-Rechnungen per E-Mail zählen nach dieser Reform nicht mehr als "elektronische Rechnung".
Was eine fehlerhafte Rechnung kosten kann
Eine Rechnung ohne Pflichtangaben ist steuerrechtlich unwirksam. Der Auftraggeber kann den Vorsteuerabzug verweigern, bis eine korrigierte Version vorliegt. Bei einer Kleinunternehmerrechnung, auf der fälschlicherweise Umsatzsteuer ausgewiesen ist, schulden Sie dem Finanzamt die ausgewiesene Steuer -- unabhängig davon, ob Sie sie vom Kunden erhalten haben.
Fehler werden durch eine Stornorechnung und eine neue Rechnung mit korrigierten Daten behoben -- nicht durch eine nachträgliche Änderung der ursprünglichen Rechnung.